Task Nadir.

Nama                : Nadira

NPM                 : 1806259031

Mata Kuliah        : S.I.P.I (Tugas Individu P 15.1-P 15.5)

1. Match the terms in the left column with the appropriate definition from the right column.

1. Payroll service bureau (e)
2. Payroll clearing account (h)
3. Earnings statement (g)
4. Payroll register (a)
5. Time card (c)
6. Time sheet (b)

1. What internal control procedure(s) would be most effective in preventing the following errors or fraudulent acts?

1. An inadvertent data entry error caused an employee’s wage rate to be overstated in the payroll master file.

• Memiliki departemen yang mengurus total rate upah pegawai.
• Menguji kewajaran dari perubahan tingkat upah selama proses entri data untuk mendeteksi jika terdapat kesalahan besar.
• Memilki SPV yang meninjau beban departemen penggajian.

1. A fictitious employee payroll record was added to the payroll master file.

• Menggunakan teknik otentikasi multifaktor yang kuat untuk membatasi akses ke data master penggajian kepada personil yang berwenang di departemen HR
• Memilki departemen personalia yang mempertahankan catatan jumlah karyawan dan memeriksanya terhadap hitungan catatan yang dihasilkan selama setiap proses penggajian.
• Mencetak secara berkala dan verifikasi semua perubahan pada file master penggajian.

1. During data entry, the hours worked on an employee’s time card for one day were accidentally entered as 80 hours, instead of 8 hours.

• Menggunakan pemeriksaan batas selama entri data untuk memeriksa bidang jam kerja untuk masing-masing catatan transaksi karyawan. Manajemen akan menetapkan batas yang masuk akal dalam organisasinya. Jika lembur tidak pernah diizinkan, mereka bisa menggunakan 8 jam untuk batasnya. Jika lembur diizinkan, mereka mungkin memutuskan untuk menggunakan 9 atau 10 jam.

  ---

1. A computer operator used an online terminal to increase her own salary.

• Menggunakan kata sandi dan matriks kontrol akses untuk membatasi akses ke personel yang berwenang.
• Menggunakan uji kompatibilitas pada semua transaksi yang dimasukkan untuk memverifikasi bahwa kata sandi operator memungkinkan akses dan otoritas modifikasi.

1. A factory supervisor failed to notify the HRM department that an employee had been fired. Consequently, paychecks continued to be issued for that employee. The supervisor pocketed and cashed those paychecks.

• Menerapkan kebijakan yang melarang pengawas untuk mengambil atau mendistribusikan cek pembayaran. Sebagai gantinya, minta departemen penggajian mendistribusikan semua gaji.
• Mengidetifikasi semua cek yang tidak diklaim.

1. A factory employee punched a friend’s time card in at 1:00 P.M. and out at 5:00 P.M. while the friend played golf that afternoon.

• Menggunakan kontrol biometrik untuk mencatat waktu masuk dan keluar waktu.
• Mengamati (secara langsung atau dengan pengawasan video) aktivitas jam waktu untuk mengungkap kartu orang meninju orang lain.
• Mengumpulkan secara detail data waktu kerja dan sebelum proses penggajian rekonsiliasi.

1. A programmer obtained the payroll master file and increased his salary.

• Menerapkan kontrol akses fisik seperti fungsi perpustakaan file untuk mencegah programmer memiliki akses tanpa pengawasan ke basis data produksi.
• Menerapkan kontrol otentikasi dan otorisasi seperti ID pengguna, kata sandi, dan matriks kontrol akses untuk membatasi akses ke semua file master ke personel yang berwenang.

1. Some time cards were lost during payroll preparation; consequently, when paychecks were distributed, several employees complained about not being paid.

• Siapkan catatan jumlah catatan waktu kerja sebelum mereka diserahkan untuk diproses dan bandingkan hitungan catatan setelah entri data terhadap jumlah gaji yang disiapkan.
• Rekonsiliasi catatan waktu kerja ke kartu jam karyawan

1. A large portion of the payroll master file was destroyed when the disk pack containing the file was used as a scratch file for another application.

• Gunakan label file internal dan eksternal untuk mengidentifikasi isi dan tanggal kedaluwarsa semua file yang aktif.
• Melatih operator komputer untuk memeriksa label file eksternal secara hati-hati sebelum pemrosesan file dimulai.

1. The organization was fined $5000 for making a late quarterly payroll tax payment to the IRS.

• Menggunakan IRS Publication Circular E, yang memberikan petunjuk untuk membuat pembayaran pajak gaji yang diperlukan

1. You have been hired to evaluate the payroll system for the Skip-Rope Manufacturing Company. The company processes its payroll in-house. Use Table 15-1 as a reference to prepare a list of questions to evaluate Skip-Rope’s internal control structure as it pertains to payroll processing for its factory employees. Each question should be phrased so that it can be answered with either a yes or a no; all no answers should indicate potential internal control weaknesses. Include a third column listing the potential problem that could arise if that particular control were not in place.

Jawaban dibawah ini mengindikasi adanya resiko yang berpotensi akan terjadi:

1. Are payroll changes (hires, separations, salary changes, overtime, bonuses, promotions, etc.) properly authorized and approved?

• Upah gaji tidak sah dan karyawan fiktif.

1. Are discretionary payroll deductions and withholdings authorized in writing by employees?

• Errors, tuntutan hukum karyawan, penalti jika kode pajak dilanggar.

1. Are the employees who perform each of the following payroll functions independent of the other five functions? · personnel and approval of payroll changes · preparation of payroll data · approval of payroll · signing of paychecks · distribution of paychecks · reconciliation of payroll account

• Frauds, Pencurian gaji

1. Are changes in standard data on which payroll is based (hires, separations, salary changes, promotions, deduction and withholding changes, etc.) promptly input to the system to process payroll?

• Errors dalam pembayaran gaji di masa depan, kemungkinan denda dan hukuman.

1. Is gross pay determined by using authorized salary rates and time and attendance records?

• Lebih/kurang bayar oleh karyawan

1. Are clerical operations in payroll preparation verified?

• Errors tidak terdeteksi

1. Is payroll preparation and recording reviewed by supervisors or internal audit personnel?

• Errors tidak terdeteksi dan kemudian dikoreksi.

1. Is access to payroll master data restricted to authorized employees?

• Perubahan tidak sah dalam tingkat pembayaran atau penciptaan karyawan fiktif.

1. Are paychecks approved by reviewing the payroll register before payroll checks are issued?

• Tabungan fiktif/palsu

1. Is a separate checking account used for payroll?

• Risiko pemalsuan gaji yang lebih besar serta lebih sulit untuk merekonsiliasi gaji.

1. Although most medium and large companies have implemented sophisticated payroll and HRM systems like the one described in this chapter, many smaller companies still maintain separate payroll and HRM systems that employ many manual procedures. Typical of such small companies is the Kowal Manufacturing Company, which employs about 50 production workers and has the following payroll procedures.

1. Identify weaknesses in current procedures, and explain the threats that they may allow to occur. (Kelemahan kemudian diikuti dengan kemungkinan ancaman)

• Supervisor pabrik menyewa semua pelamar pekerjaan dan meneruskan formulir W-4 mereka kepada panitera gaji → Pengawas pabrik dapat mempekerjakan karyawan fiktif dan menyerahkan formulir W-4 mereka.
• Pengawas pabrik secara lisan menginformasikan penggajian semua kenaikan gaji karyawan → Tidak ada dokumentasi tentang kenaikan gaji dapat menyebabkan perselisihan dan litigasi karyawan.
• Pengawas pabrik menentukan gaji → Pengawas pabrik dapat membayar lebih banyak atau kurang bayar tarif.
• Kartu waktu kosong sudah tersedia → Seorang karyawan dapat meminta karyawan lain mengisi kartu waktu ketika mereka terlambat atau bahkan tidak bekerja.
• Kartu waktu mingguan tidak dikumpulkan hingga hari Senin berikutnya → Kartu waktu dapat diubah selama akhir pekan dengan informasi fiktif atau salah dalam kasus balas dendam terhadap karyawan lain.

1. Suggest ways to improve the Kowal Manufacturing Company’s internal controls over hiring and payroll processing.

• Sistem formulir saran harus dipasang sehingga karyawan baru, terminasi, perubahan rate, dilaporkan ke departemen penggajian secara tertulis.
• Sebelum pelamar dipekerjakan, latar belakang mereka harus diselidiki dengan menghubungi referensi yang diberikan untuk menentukan bahwa mereka jujur ​​dan tidak memiliki karakteristik pribadi yang tidak diinginkan.
• Persediaan kartu waktu kosong harus dihapus. Pada awal setiap minggu, departemen penggajian harus memberi setiap pekerja kartu waktu dengan namanya diketik atau dicetak di atasnya.
• Mandor harus mengumpulkan kartu waktu pada akhir minggu, menyetujuinya, dan menyerahkannya kepada panitera gaji. Semua kartu waktu harus dipertanggungjawabkan dan setiap kartu yang hilang diselidiki.

1. Arlington Industries manufactures and sells engine parts for large industrial equipment. The company employs over 1,000 workers for three shifts, and most employees work overtime when necessary. Figure 15-10 depicts the procedures followed to process payroll. Additional information about payroll procedures follows.

1. Identify and describe at least three weaknesses in Arlington Industries’ payroll process.

• Sistem pemrosesan penggajian di Arlington Industries melanggar prinsip pemisahan kewajiban. Individu yang sama memverifikasi kartu waktu, memasukkan informasi penggajian ke dalam file master, mencetak cek, mesin-menandatangani cek, mendistribusikan cek, dan mempersiapkan entri jurnal penggajian.
• Tidak ada otorisasi kartu waktu karyawan oleh pengawas atau pihak obyektif lainnya seperti pencatat waktu.
• Kartu waktu tidak disimpan dengan aman ketika selesai pada hari Jumat.
• Tidak ada otorisasi lembur.
• Cek gaji tidak diberi nomor atau tidak disimpan dengan benar. Akibatnya, tidak ada jejak audit untuk memverifikasi penggunaan cek.
• Pengawas untuk shift kedua dan ketiga mendistribusikan cek pembayaran.

1. Identify and describe at least two different areas in Arlington’s payroll processing system where controls are satisfactory.

• Departemen personalia menentukan tingkat upah dan memulai pengaturan catatan penggajian, yang merupakan contoh yang baik untuk memisahkan tugas.
• Cadangan dari file master dibuat setelah setiap proses penggajian mingguan.
• Sebuah kantor akuntan lokal menyediakan Arlington Industries dengan pembaruan tentang tarif pajak.